مقدمة
توفر هذه الدورة فهماً قوياً لمفاهيم مراقبة الوثائق وإدارة السجلات، وتطور المتطلبات اللازمة لمساعدة مراقبي الوثائق ومديري السجلات وغيرهم من الموظفين على تحسين الرقابة على المستندات الهامة في كافة أقسام المؤسسة. باستخدام أفضل الممارسات والمنهجيات والتقنيات التي أثبتت جدارتها على مر الزمن، تمكِّن الدورة المشاركين من فهم وتنفيذ الأساليب الرئيسية لمراقبة الوثائق وخطط التحسين، ومعرفة تأثير القضايا والتحديات على نطاق أوسع في مجال إدارة المعلومات.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- توضيح كيف تتناسب مراقبة الوثائق وإدارة السجلات مع الأهداف التجارية وبيئة العمل في مؤسساتهم.
- تطبيق المفاهيم والتقنيات الرئيسية المستخدمة في مجال مراقبة الوثائق وإدارة السجلات بهدف تنظيم وإدارة المستندات والسجلات.
- وصف الأسباب الأكثر شيوعاً لضعف الرقابة على الوثائق وكيفية تحسين هذه العملية.
- شرح عملية تخطيط وتنفيذ حل يتعلق بمراقبة الوثائق وإدارة السجلات (DCRM) .
- تطبيق أفضل الممارسات والمعايير الأساسية لمراقبة الوثائق وإدارة السجلات.
منهجية التدريب:
تستخدم هذه الدورة مجموعة من العروض التقديمية والمناقشات الجماعية ودراسة الحالات والتمارين، بناءً على مواقف مستمَدّة من واقع الحياة اليومية.
الفئات المستهدفة:
تستهدف هذه الدورة التدريبية جميع الأشخاص العاملين في مجال الإدارة والتنظيم، الذين يتولون مسؤوليات كاملة أو جزئية، على الصعيدين المؤسسي و التشغيلي ، تتعلق بإدارة السجلات والوثائق، ومراقبة الوثائق، وضمان الامتثال، وإدارة المعلومات.
الكفاءات المستهدفة
- تحليل المخاطر
- تحليل عملية التوثيق
- معرفة المعايير ذات الصلة
- التعرف على الوثائق
- إدارة سجلات الوثائق
محتوى البرنامج:
- أسس مراقبة الوثائق
- فهم الأسس التي تقوم عليها عملية مراقبة الوثائق
- تحليل المعايير المرتبطة بمراقبة الوثائق
- تحديد أبرز العناصر المتعلقة بمراقبة الوثائق
- إدارة تسليمات المشاريع
- التعرف على الوثائق
- أنواع الوثائق
- النماذج والقوالب
- الإحالات
- تنفيذ عملية مراقبة الوثائق
- ضمان الجودة
- معايير الجودة
- الإجراءات والمواصفات
- الأدوار والمسؤوليات
- توزيع الوثائق
- أنظمة مراقبة الوثائق
- تقنيات إدارة السجلات
- دورة حياة إدارة السجلات
- حفظ البيانات
- التصنيف
- البيانات الوصفية
- التعاون
- البحث
- الاستبقاء والأرشفة والتخلُّص
- التخطيط لمراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- الدوافع المرتبطة بمراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- المعايير والإرشادات
- الأنظمة واللوائح
- دراسة الجدوى
- تحليل المخاطر
- تنفيذ عملية مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- تصميم الحل المناسب لمراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- متطلبات الحل
- اختيار وتنفيذ نظام مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
- ترحيل الوثائق والسجلات
- العمل كالمعتاد
