مقدمة
هذه الدورة التدريبية حول إدارة التميز والابداع :السكرتارية والمكاتب التنفيذية، ستساعدك على معرفة كيفية التخطيط و التنظيم بكفاءة، و تطوير مهارات الاتصال بثقة و المساهمة بشكل استباقي في تحقيق أهداف المنظمة بنجاح مع سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكنك من زيادة مساهماتك في مكان العمل إلى أقصى حد. تهدف هذه الدورة الى تطوير منظور المؤسسات للعمل المكتبي لما له من أهمية في سير الأعمال اليومية. ستقوم هذه الدورة بتنمية كفاءات المشاركين الإدارية، و تتضمن مهارات الاتصال و التواصل، و مهارات ادارة الوقت و كيفية التعامل مع الضغوط.
أهداف الدورة:
سيكون المشاركون الحاضرون لهذه الدورة التدريبية حول تنمية كفاءات السكرتارية و الإداريين، قادرين على:
- ترتيب أولوية المسؤوليات اليومية لتحقيق الطاقة الإنتاجية القصوى
- فهم طبيعتهم و طبيعة الآخرين حتى يتسنى لهم التفاعل بشكلٍ أكثر إيجابية
- استخدام الأساليب التي تساعدهم في التفكير بشكلٍ إبداعي في حل المشكلات
- تنظيم ممارسات العمل و بيئته بشكلٍ انسيابي
- التواصل بشكلٍ فعال و حازم على جميع المستويات
- تعلم كيفية إدارة الأفكار و المشاعر و زيادة الثقة بالنفس
منهجية التدريب:
سيكون البرنامج تفاعلياً وعملياً، ومزوداً بطرق التعلم التي تناسب جميع الاختيارات. وسيكون هناك العديد من الأنشطة الجماعية والأنشطة الثنائية فضلاً عن التمارين الفردية، وسيتمكن الجميع من مناقشة تحديات العمل الخاصة بهم في بيئة مساعدة وداعمة. وستتاح فرص لممارسة مهارات التواصل مع القدرة على تأكيد الذات من خلال لعب هذا الدور وتقديم أحد العروض في نهاية البرنامج.
أثر التدريب على المؤسسة
- الارتقاء بمستوى الثقة و الفاعلية لدى أفراد الفريق
- زيادة الإبداع و الإنتاجية
- الحد من التخلف عن الحضور و حالات المرض نتيجة لتقليل الضغط
- زيادة التوافق بين العاملين من خلال زيادة الوعي الذاتي و الارتقاء بمهارات التواصل
- إدارة الوقت بشكلٍ أفضل و عقد اجتماعات أكثر إنتاجية
أثر التدريب على المتدرب
- ظهور الحافز بشكلٍ جَلِيٍّ و زيادة الثقة لدى السكرتارية و الاداريين
- الفهم المتعمق للمبادئ و الممارسات الخاصة بمديري المكاتب الناجحين
- وجود بيئة عمل مريحة من خلال إدارة الإجهاد و الوعي الذاتي
- زيادة احترام الذات و القدرة على التواصل مع الآخرين بثقة
- التغلب على خوفك من التحدث أمام العامة و تقديم عرض مبتكر فعال
- تعلم كيفية التنظيم و السيطرة على الوقت و المهام الخاصة بك
الفئات المستهدفة:
هذه الدورة التدريبية مناسبة للفئات التالية:
- مديرو المكاتب و الإداريين
- رؤساء الفرق و المشرفون
- الأمناء والسكرتارية التنفيذية
- المساعدون الشخصيون
محتوى البرنامج:
الوحدة الأولى: تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب
- الطبيعة الحديثة لوظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- كيف يعمل العقل (الحقائق و الأسرار)
- القراءة السريعة (المفهوم و الأهمية)
- حلل أسلوبك في القراءة
- استراتيجيات القراءة السريعة
- معوقات القراءة السريعة و أساليب التعامل معها
- استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل
القراءة السريعة و تطوير قدرات العقل و الذاكرة لوظائف السكرتارية و ادارة المكاتب
- أهمية مهارات التواصل لطبيعة عمل السكرتارية و ادارة المكاتب
- مهارات الانصات الفعال
- فن فهم و استخدام لغة الجسد في التواصل
- مهارات التحدث أمام الجمهور
- التعامل مع الخوف أثناء الحديث و العرض أمام الجمهور
- استخدام الأساليب الحديثة في الإقناع (البرمجة العقلية ومونرو و AIDA ...)
- فهم الشخصيات و أساليب التأثير
مهارات التواصل و التعامل الفعال مع الزائرين و المديرين و المرؤوسين و الزملاء
- عنصر الوقت في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- فن تحديد الأهداف و إدارة الأولويات
- استخدام قوة التفويض الفعال لإدارة الوقت
- التعامل الفعال مع مضيعات الوقت
- مهارات التخطيط للإجتماعات
- فن التعامل مع الأنماط المختلفة في الاجتماعات
- ادارة وقت الاجتماعات
إدارة الوقت و الإجتماعات
- مصادر الضغوط في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- التعامل الفعال مع الصراعات من أجل إدارة الضغوط
- تنظيم مكان العمل
- أساليب المحاسبة الذهنية Mental Accounting و دورها في إدارة الضغوط
- ملكات ضبط النفس و إدارة الغضب
- متى و كيف تقول "لا" في العمل
- الوصايا الأساسية في التعامل مع الضغوط
إدارة الضغوط في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
- أساليب و استراتيجيات التحول من العمل الروتيني الى العمل الإبداعي
- التعامل مع معوقات الابداع و التطوير
- فن التغيير و التحسين للأفضل
- مهارات تحليل المشكلات و اتخاذ القرارات
- ادارة الإنطباع الأول
- الكرم الاجتماعي في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
مهارات إدارية متنوعة للسكرتارية و إدارة المكاتب
- تعريف الأمين و السكرتيرِ
- واجبات و مهام مدير المكتب و السكرتيرِ
- علوم الإدارة و الاقتصاد و أهميتُهُمَا للسكرتيرِ
- دور مدير المكتب و السكرتير في معاونة رئيسه
- تخطيط العمل اليومي
- الإعداد للسفرِ في الداخل و الخارج
- أهمية الاتصال و دور السكرتيرِ في تسهيلِه و تنظيمِه
الوحدة الثانية: المنظومة المتكاملة لإدارة المكاتب و مهارات السكرتارية التنفيذية
- العناية باستقبال الضيوف
- زائر بغير ميعاد سابق
- زائر صديق أو قريب للمدير
- زائر غير مرغوب فيه
- زائر من العاملين
- الصحفيون
- إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها
مفهوم إدارة المكاتب و السكرتارية التنفيذية
- إدارة الاجتماعات
- مزايا و عيوب الاجتماعات
- دور السكرتارية في تنظيمِ الاجتماعات
- مواصفات غرفة أو قاعة الاجتماعات
- مواصفات دعوات الاجتماع
- واجبات السكرتيرِ أثناء و بعد الاجتماع
- التقنية الحديثة و المناظرات السمعية و البصرية
مقابلات الرئيسِ أو المدير
- وضع الأولويات و إدارة الوقت
- مهارات الاتصال الفعال
- التعامل مع الضغوط السلوكية و الجسمانية
- بناء فريق العمل
- قواعد و أسس التصنيف و الفهرسة
- الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية
- النظافة و الأمن و السلامة في مكتب السكرتارية
الاجتماعات و أهمية دور السكرتارية
- مهارات الكتابة و إعداد و صياغة الرسائلِ و التقاريرِ
- التصميم و اختيار الشكل المناسب للتقريرِ
- مهارات استخدام الهاتف
- مهارات استخدام البريد الإلكتروني
- مهارات العرض و الإلقاء
- مهارات التخطيط والتنظيم
- كتابة الرسائل و التقارير و مهارات العرض
